Soru: İşletmemiz bünyesinde tutulan özlük dosyaları, bordrolar, SGK bildirimleri ve personelle ilgili diğer yasal evrakların saklama süresi nedir? Farklı kanunlarda yer alan 5 ve 10 yıllık süreler arasındaki çelişki işveren açısından nasıl yönetilmelidir ve olası bir davada ispat yükümlülüğü açısından hangi süreyi baz almalıyız?
Çalışma hayatında "evrak saklama süresi", sadece bir arşivleme meselesi değil, olası bir uyuşmazlıkta en güçlü ispat aracıdır. Mevzuatımızdaki süreler, belgenin türüne ve hangi kanun kapsamında denetlendiğine göre değişkenlik göstermektedir:
1. Sosyal Güvenlik Mevzuatı Açısından (5510 Sayılı Kanun):
İşverenler; işyeri kayıt ve belgelerini, denetimle görevli memurlarca istenilmesi halinde ibraz etmek üzere 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. (Eski 506 sayılı kanunda bu süre 5 yıldı, ancak güncel mevzuat 10 yılı şart koşmaktadır.)
2. Vergi ve Ticaret Mevzuatı Açısından (VUK ve TTK):
Vergi Usul Kanunu: Defter ve belgelerin saklanma süresini 5 yıl olarak belirlemiştir.
Türk Ticaret Kanunu: Ticari defterler ve bu defterlerle ilgili kayıtların (bordrolar dahil) saklanma süresini 10 yıl olarak öngörmüştür.
3. İş Hukuku ve İspat Yükümlülüğü Açısından (Altın Kural):
İş hukukunda zaman aşımı süreleri (ücret alacakları için 5 yıl, tazminatlar için 10-5 yıl arası değişen süreler) bulunsa da; hizmet tespit davaları veya iş kazalarından doğan rücu davaları söz konusu olduğunda süreç çok daha uzun yıllara yayılabilmektedir.
4. Önemli Uyarı: "Zaman Aşımı" vs. "İspat Gücü"
İşveren, bir belgenin yasal saklama süresi dolsa dahi, işçinin açabileceği bir alacak davasında o ödemeyi yaptığını ispatlayamazsa (bordro, banka dekontu vb. imha edilmişse), davayı kaybetme riskiyle karşı karşıyadır. Bu nedenle, özellikle imzalı ücret bordroları, iş sözleşmeleri ve ibranameler gibi temel belgelerin, işçinin işten ayrılmasından itibaren en az 10 yıl süreyle saklanması "hukuki güvenlik" açısından elzemdir.